Formulário 1042-S
Índice
Sobre os Módulos 1042-S
O acordo QI define como uma obrigação do QI a preparação e apresentação dos formulários 1042-S, bem como para 1042. Os formulários 1042-S são usados para relatar todas as receitas e impostos dos EUA. O relatório é feito através de tantos módulos 1042-S como existem diferentes grupos de pagamentos. Tal deve-se a elementos como o tipo de rendimento, o tipo de imposto aplicado (Ch.3 ou Ch.4), a percentagem de imposto aplicada, os códigos de isenção fiscal e o tipo de beneficiário do rendimento.
Os formulários 1042-S devem ser comunicados ao IRS através dos formulários electrónicos (ficheiros txt) definidos de acordo com as regras definidas na mais recente publicação do IRS e carregados na plataforma https://fire.irs.gov. No caso dos formulários 1042-S com nomes (por exemplo, em nome de outros QI), estes também devem ser enviados ao beneficiário do formulário, em formato papel/pDF.
A sinalização correta dos módulos 1042-S, pressupõe:
- montantes totais de 1042 equivalentes à soma de todos os 1042-S emitidos
- os valores reportados reconciliados, ou seja, correspondem aos dos custodiantes do código de renda, alíquota, valor fiscal
- montantes de formulários de acordo com os de 1042-S recebidos de custodiantes
- os formulários electrónicos, preparados para envio ao IRS, correspondem perfeitamente aos formulários em papel/PDF enviados aos destinatários
É essencial dispor de um processo de reconciliação de pagamentos optimizado que permita a rápida identificação dos esquadrões, a sua correcção e o seguimento de quaisquer desvios justificados.
Enquanto o arquivo eletrônico deve ser enviado para o IRS, os beneficiários podem ser enviados tanto o pdf quanto o arquivo em papel.
Prazos, prorrogações e penalidades do Formulário 1042-S
Todos os formulários 1042-S devem ser apresentados até 15 de março de cada ano, para os rendimentos do ano fiscal anterior. Se esse dia for feriado, o prazo é prorrogado até ao primeiro dia útil seguinte.
Você pode prorrogar os prazos de envio dos formulários 1042-S. A prorrogação do prazo é possível através do formulário 8809, a enviar até à data-limite de apresentação do formulário 1042-S.
Nas suas publicações, a IRS informa-o de eventuais sanções por não envio do formulário ou por apresentação tardia. A sanção por atraso no envio do electrónico 1042-S para o IRS está prevista na medida de..:
- $50 para cada formulário enviado dentro de 30 dias da data de vencimento
- US$100 por cada formulário enviado 30 dias após a data de vencimento, mas antes de 1º de agosto do ano do relatório.
- US$270 para cada formulário enviado após 1º de agosto do ano do relatório
A sanção por não envio do 1042-S aos beneficiários é também sancionada, nos casos em que não seja possível provar uma causa razoável. Uma penalidade de $270 pode ser aplicada para cada módulo 1042-S não submetido a tempo.
Enquanto para os casos acima há limites (no “melhor” caso de $ 190.000). Não há limite e será aplicada uma sanção adicional em caso de incumprimento intencional desses prazos. O valor adicional será o maior entre $540 e 10% do valor dos formulários a serem enviados.
Correção de módulos: Emendado Fom 1042-S
É necessário enviar o 1042-S corretivo se pelo menos um dos campos do formulário enviado ao IRS tiver sido modificado. 1042-S deve ser assinalada com uma cruz em “Alterado” para indicar que se trata de um formulário de correcção. O campo “Amendment NO.” deve mostrar a versão do módulo, ou seja, quantas vezes esse mesmo 1042-s foi corrigido. Finalmente, no campo “Unique form identifier” você deve informar o código único do módulo a ser corrigido.
Uma atenção considerável deve ser dada à atividade de alteração do 1042-S. Em alguns casos, você pode precisar enviar mais de um para corrigir um único 1042-S.
Diferença entre 1042-S e 1099
A diferença entre o módulo 1042-S e o 1099 está no tipo de receptores de renda dos EUA. Em 1042-S são reportados os rendimentos e impostos do estrangeiro não residente, NRA. Em 1099 as receitas e quaisquer impostos de Pessoas dos EUA são relatados.
Tendo em conta o que precede, em alguns casos, no entanto, é possível relatar em conjunto em 1042-S as pessoas dos EUA.
Compilando e enviando 1042-S
Cada formulário 1042-S deve ser preenchido em formato eletrônico e papel/pdf. O ficheiro electrónico deve ser preparado num ficheiro de texto (.txt) de acordo com as regras definidas para cada ano pelo IRS. Este ficheiro será necessário para comunicar os módulos ao IRS.
A compilação do ficheiro txt segue a Publ. 1187 Specifications for Electronic Filing of Form 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Retenção. O ficheiro deve ser completamente preenchido em todas as suas partes. Em suma, haverá três tipos de registos a preencher:
- registos “T”: contêm a informação pessoal e de contacto da pessoa que transmite o ficheiro. Pode ser o próprio QI ou outra pessoa que se reporta a ele.
- registos “W”: contêm as informações pessoais e de contacto da pessoa cujos dados transmitidos pertencem. Pode ser o mesmo QI ou outro assunto.
- “registos “C”: estes mostram as quantidades agregadas dos registos “W
- registos “F”: estes mostram o número de linhas do registo “W”.
O preenchimento do formato papel/pdf deve corresponder exactamente ao indicado no ficheiro electrónico. Estes módulos são essenciais para uso interno dentro do IQ (arquivo, auditoria, etc.) e para envio aos destinatários (por exemplo, clientes IQ que também assumem o status IQ). As seguintes partes devem ser completadas:
- os campos 1 a 11 com os montantes dos rendimentos e do imposto retido na fonte, distinguindo entre os que efectivamente os cobraram
- campos 12 com a informação principal do QI que emite o 1042-S
- campos 13 com a informação mestre do receptor (depende do tipo de cliente do IQ e do seu estado Ch.3 e Ch.4)
- campos 14 com o nome e o EIN do sujeito que efectuou a retenção
- campos 15 com os dados pessoais do intermediário, caso existam, entre o QI e o destinatário
O software para a criação de módulos 1042-S
Quantos módulos 1042-S devem ser produzidos? Como preenchê-los? Que dados devem ser usados para obter um relatório correto e consistente?
BEST IRS é a resposta a todas estas perguntas.
Ao fazer o upload do seu ficheiro Excel para o software, o IQ terá uma visão imediata do que terá de corrigir para ter dados em linha com os repositórios e formulários que cumprem os regulamentos. Tudo a um clique de distância.
O software é fornecido em modo de terceirização, sem impacto na infraestrutura de TI do QI. Com o mesmo ficheiro Excel, os nossos clientes podem produzir automaticamente todos os módulos 1042 e 1042-S, actualizados anualmente de acordo com as últimas alterações regulamentares
Por que escolher BEST IRS
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