Obligaciones del QI
Índice
Recogida y clasificación de clientes
El QI está obligado a recoger la documentación solicitada por el Acuerdo QI.| Cliente | Documentación |
| Tema USA | W9, completo con Número de Identificación Fiscal (TIN) |
| Personas físicas NRA |
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| Entidades transparentes (FTE, NQI) | La documentación de la entidad que recauda el producto será:
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| Personas jurídicas NRA |
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Aplicación de la retención a cuenta estadounidense
La tasa general aplicada a los ingresos de origen estadounidense es del 30%. Esto se aplica a los intereses y dividendos cuando la clientela de la NRA es indocumentada. Si está documentado, se aplicarán los tipos reducidos del tratado de doble imposición entre los EE.UU. y el país de residencia fiscal de la persona en cuestión. Además, los intereses de los bonos pueden estar exentos de los valores de cartera (Exención de la cartera de intereses, renta declarada con el código de renta 01 y el código de exención 05), por lo que no habrá retención de impuestos.
Informes de los formularios 1042, 1042-s, 945 y 1099
Cada año, el QI debe enviar un informe al IRS sobre los ingresos pagados en los EE.UU. y el impuesto de retención pagado a sus clientes.
Términos y plazos de presentación des declaraciones:
| Módulo | Fecha de caducidad | Modalidades de envío |
| 1042 | 15 de Marzo | Papel |
| 1042-s | 15 de Marzo | Electrónica, vía fire.irs.gov |
| 1099 |
| Electrónico, vía fire.irs.gov o en papel a través de los formularios enviados por el IRS. |
Para no incurrir en penalidades, los formularios deben enviarse antes de la fecha de la denuncia. Esto es esencial:
- utilizar los formularios pertinentes para cada año de referencia
- respetar las normas de cumplimentación de cada formulario
- indicar que es correctivo, en su caso
- utilizar el formato electrónico más reciente también para los años de información anteriores
Puede ampliar los plazos de presentación de los formularios a través de:
- Módulo 8809, que da derecho a una ampliación automática de 30 días para los 1042-s y 1099
- módulo 7004, que da derecho a una prórroga automática de 6 meses para los 1042
Tenga en cuenta que estos módulos se utilizan para ampliar el período de presentación de los formularios, pero no para el depósito de cantidades adeudadas al IRS (por ejemplo, retención de impuestos).
Programa de Cumplimiento
El QI Agreement establece que el QI debe tener un programa de cumplimiento interno dirigido y coordinado por el Oficial Responsable.
El programa de cumplimiento interno incluye la organización de estructuras internas, políticas y procedimientos operativos a través de los cuales el QI gestiona las obligaciones del Acuerdo QI de una manera compatible.
Los puntos principales del programa pueden resumirse según sigue:
- Nombramiento del funcionario responsable
- elaboración de un manual de instrucciones y formación de las personas que intervienen en el proceso de documentación, fiscalidad y elaboración de formularios
- seguimiento y certificación por parte del funcionario responsable
- revisión periódica por una parte independiente (si no se cumplen las condiciones para usar la Exención)
Funcionario responsable
El QI Agreement requiere que el QI identifique a un Oficial Responsable dentro del QI.
El RO debe ser un oficial de QI con el poder de producir y supervisar el programa de Cumplimiento de QI. Además de ser personalmente responsable ante el IRS, el OR debe informar periódicamente al IRS sobre el estado de cumplimiento del QI.
La OR puede ser, pero no está obligada a ser, la misma que la persona responsable de FATCA.
La Oficina Regional también puede delegar actividades a otra persona, pero manteniendo la responsabilidad con el IRS.
Período de certificación
El período de certificación de los controles internos es de tres años civiles. En el caso de la primera certificación para el QI, se considerarán los tres primeros años naturales completos después de la entrada en vigor del Acuerdo de QI.
La certificación periódica debe ser completada y enviada al IRS electrónicamente antes del 1 de julio del año siguiente al período de certificación.
Auditorías
Entre las obligaciones de la OR también se encuentra la de nombrar a un Revisor para que revise periódicamente el QI sobre su cumplimiento con el Acuerdo de QI, incluyendo las obligaciones para los propósitos de FATCA.
El Revisor puede ser interno, externo o las dos opciones juntas.
Al final de la revisión periódica, que se lleva a cabo cada año del período de certificación, el Revisor debe preparar un Informe con los resultados de la verificación realizada (sección 10.06 del Acuerdo de QI).
El informe debe enviarse a la oficina regional. Además, debe mantenerse disponible para cualquier solicitud del IRS (con una traducción certificada al inglés si el idioma original no es inglés).
Este Informe, así como los certificados periódicos, deben ser conservados por el QI durante toda la duración del Acuerdo QI.
Renuncia a la auditoría
El QI puede, bajo ciertas condiciones, solicitar la exención de la aplicación de la renuncia de auditoría. La exención debe ser presentada y aprobada por el IRS. Esta exención está regulada por la sección 10.07 del Acuerdo QI.
Para beneficiarse de esta exención, el coeficiente intelectual debe cumplir una serie de requisitos, a saber:
- El QI debe ser una Institución Financiera que no actúe también como QDD;
- El QI no puede formar parte de un programa de cumplimiento consolidado;
- Para cada año, dentro del período de certificación, las cantidades a reportar no pueden exceder los $5 millones;
- El QI debe haber presentado los módulos 1042, 1042-S, 945, 1099 y 8966 a tiempo para todos los años naturales cubiertos por el período de certificación;
- El QI debe haber realizado todas las certificaciones y revisiones periódicas solicitadas por las secciones específicas del Acuerdo QI;
- El QI debe haber realizado la certificación periódica de los controles internos.